Derivado de la contingencia que se vive en nuestro paÃs por la llegada y el constante peligro contagio por Covid-19 y de la entrada en fase 2, muchas empresas han decidido hacer home office durante el tiempo de cuarentena, cuidando asà la integridad de sus trabajadores, pero ene ocasiones hay diversos factores que pueden dañar nuestra productividad al trabajar desde casa. En esta sección de nuestro Blog les daremos algunos Tips para trabajar en casa y no fracasar en el intento.
En 2015 Sean Graber escribió un artÃculo donde hablaba de por qué el Home Office funciona en algunas organizaciones y en otras no, se concluyó que dos ejemplos de éxito del Home Office son las organizaciones Automattic y el gobierno de Estados Unidos. Las organizaciones Automattic le brindan a sus trabajadores tecnologÃa de última generación para realizar sus labores, aumentado su productividad y reduciendo la rotación. El gobierno de Estados Unidos, a pesar de la diferencia de la regulación acorde a cada estado, el Home Office logró aumentar la satisfacción laboral y minimizar la rotación de empleados y costos. Por ello se determinan 3 factores principales para el éxito de esta modalidad de trabajo: comunicación, coordinación y cultura.
Comunicación:
Habla por teléfono.- Toma un minuto para hacer llamadas con el equipo de trabajo, en lugar de hacer todo por correo o mensajes. Hugo Mortimer Harvey (consultor de relaciones públicas) indica que "Cuando pasas el dÃa trabajando por tu cuenta, llamar a las personas y tener una conversación puede ser mucho más estimulante y productivo que una cadena de correos electrónicos".
Concientiza a tu familia y amigos.- Haz saber a tus familiares y amigos que aunque estés en casa, no estas disponible durante los horarios de trabajo en Home Office. Para quienes viven contigo puede ser difÃcil entender que estás, en casa, pero no estás disponible para resolver problemas, hacer compras o ir a tomar una cerveza en la mitad de la tarde. Es necesario dejar claro cuál es tu horario de trabajo y que tu trabajo desde casa, es igual que si estuvieras de manera presencial en tu empresa.
Trabaja de cerca con el trabajador.- Trabajar de cerca con el trabajador para asegurar que el HO cumpla su función de generar bienestar y balance entre la vida personal y laboral.
Coordinación:
Asegurar las herramientas al trabajador.- Asegurarse que el trabajador cuente con las herramientas tecnológicas (Software y Hardware) necesarias para no dificultar su labor a distancia.
Cumplir con las legislaciones vigentes.- Cumplir con las legislaciones y pautas vigentes del paÃs que apliquen para esta modalidad laboral. En México el "teletrabajo" como es llamado en el senado, fue aprobado como una alternativa real de empleo. Reformando el artÃculo 311 de la Ley Federal del Trabajo, donde se indica lo que la ley marca para este apartado.
Organiza tu tiempo.- Coordinar un horario de trabajo en el cual el trabajador se compromete a estar disponible para realizar las tareas que su puesto requiera. Al estar en casa, es tentador quedarse más tiempo en la cama o ver una serie en el horario de oficina. Para ser más productivo sin perder el enfoque, es
importante respetar una rutina profesional: levantarse siempre al mismo tiempo, arreglarse como si fuera a la oficina (bañarse, vestirse, desayunar) y marcar tarjeta, aunque eso signifique solo prender el computador.
Modelo mixto.- Este modelo es el recomendado como mejores prácticas, es decir, en parte en la oficina y en parte desde casa para evitar el aislamiento.
Finaliza tu dÃa.- Al estar en casa, puedes terminar extendiendo tus horas de trabajo (solucionar un mÃnimo problema, responder un correo electrónico). Cuando las personas sienten que les está rindiendo, terminan alargando el dÃa de trabajo, ya que la sensación de productividad es buena. Separa lo que es urgente de lo que no es y desconéctate. Tan necesario como la disciplina para empezar el dÃa de trabajo es tener la disciplina para terminarlo, o terminarás trabajando 24 horas, sin darte cuenta.
Definir alcances.- Definir las responsabilidades del trabajador y la organización durante la práctica del HO, y la confidencialidad y cuidado sobre la información y herramientas brindadas por la empresa (ejemplo: seguros, cartas de confidencialidad).
Cultura:
Evaluación por objetivos.- Permitirá controlar el trabajo de las personas a distancia y medir su productividad de manera correcta, además de identificar los puestos ideales para realizar esta modalidad.
Preparación y seguimiento a los trabajadores.- Este punto representa brindar charlas y/o cursos que los preparen psicológica y profesionalmente, a modo que no se sientan afectados debido a independencia y autonomÃa que esta modalidad brinda, asà como afianzar sus conocimientos, mantenerse actualizados y vigentes en el mercado laboral, además de ayudarlos en el manejo de las nuevas tecnologÃas que son parte del Home Office.
Toma descansos regulares.- No debes permanecer pegado a la pantalla de la computadora todo el dÃa. Es importante tomar descansos regulares, levantarse de su escritorio y moverse como lo harÃas en la oficina. Muchos trabajadores remotos recomiendan la técnica Pomodoro, un método de gestión del tiempo que divide tu jornada laboral en bloques de 25 minutos. Cada perÃodo es seguido por un descanso de cinco minutos. Asà lo aconseja Ellie Wilson, cofundadora del servicio de asistente virtual Virtalent que tiene un equipo de más de 50 trabajadores remotos.
Define un espacio en casa.- Disponer de un lugar fijo, limpio y equipado de trabajo con todo lo que necesitas en el dÃa a dÃa: una silla cómoda, una mesa funcional, material de oficina, wifi, agua, etc. Trabajar en la cama, o en espacios no establecidos es poco profesional ya que sin darte cuenta puedes distraerte y eventualmente no darte cuenta cuando dejas de trabajar. Levantarse a cada instante para buscar algo (lapicero, papel, etc.) también puede afectar el rendimiento. Adicionalmente debe ser un lugar donde te asegures de aminorar los distractores y ruidos del exterior.
Trabajar de cerca con el trabajador.- Se debe asegurar que el HO cumpla su función de generar bienestar y balance entre la vida personal y laboral. Guiar al trabajador a organizar su tiempo, durante el Home Office, para no afectar su tiempo familiar por el trabajo ni la sociabilización con sus compañeros.
En resumen, la organización debe asegurar el objetivo del Home Office: aportar al balance de vida personal y laboral como la mejora del bienestar del trabajador, otorgándole las herramientas y medios necesarios para cumplir con sus funciones.
Algunos proveedores como Grupo SAC, ofrecen apoyo para adquirir, implementar y capacitar a los trabajadores en las TecnologÃas necesarios para poder realizar Home Office de manera exitosa cubriendo las necesidades de Software y Hardware de los trabajadores y garantizando una comunicación efectiva y fluida entre el trabajador y la empresa.
