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Supera tu miedo a las videoconferencias con los Tips de GCSAC

Las videoconferencias son una herramienta muy útil para comunicarse a distancia en los diferentes ámbitos de la vida diaria desde clases virtuales, informes y avisos empresariales, realizar juntas e incluso demostraciones con prospectos o clientes.

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Muchas son las ventajas que ofrecen las videoconferencias, algunas de las más importantes son:

  • Reducir costos por traslados.

  • Reducción de tiempos y problemas de desplazamiento (como tráfico, etc.).

  • La atención se concentra mejor en los problemas a resolver y no en cuestiones secundarias.

  • Pueden integrarse personas importantes que de forma presencial no habrían podido asistir.

  • Pueden realizarse con más frecuencia que las reuniones presenciales ya que tienen menos implicaciones para los asistentes.

  • Evitan riesgos de contagio en esta contingencia sanitaria.


No obstante, muchas personas tienen una gran cantidad de temores al tener que organizar y dirigir una videoconferencia, ya que además de que deben asegurarse que cada momento tenga lugar en el orden establecido, es necesario encargarse de todos los aspectos técnicos que esto implica, como la accesibilidad para que nadie se quede fuera (asegurarse que todos sepan usar la herramienta), la calidad del audio y video, prevención de problemas técnicos durante la reunión (fallas de internet, que se apague o falle el equipo, ruidos del exterior, etc.) el manejo de tiempos, la modulación de la voz y el miedo que ya implica el hecho de dirigirse a un grupo de gente.


Es por ello que Grupo SAC preparó estos Tips para ti!


1. Elige una buena plataforma.

Algunas plataformas son más estables que otras, elige alguna de estas y la probabilidad de tener problemas técnicos durante la reunión disminuirá considerablemente. Existen muchas plataformas las más eficientes según Forbes son:

  • Jitsi. Es gratuita y permite compartir pantalla, presentaciones, videos y más formatos.

  • ooVoo. Es gratuita y excelente para conferencias por medio de smartphones, disponible para Android e IOS y en versión de ordenador para Windows y MAC.

  • Zoom Meeting. Es gratuita, es la más polular y permite grabar la videoconferencia.

  • GoToWebinar. Tiene un periodo gratuito de 7 días y permite eventos de hasta 100 usuarios, graba la conferencia y al finalizar te permite descargar el video.


2. Realiza prácticas previas con la plataforma elegida.

Descargarla, realiza pruebas de audio y video, explora los menús, ingresa como usuario en otros equipos y dispositivos diferentes si tienes la oportunidad, para ver la diferencia de las funciones, menús, etc. entre uno y otro, practica hasta que te sientas seguro(a). Esto te facilitará el uso de la herramienta durante la conferencia, te dará seguridad y ayudará a que explotes todas las características que te ofrece.


3. Realiza una prueba y capacitación con los usuarios que ingresarán.

De ser posible, es muy importante que se realice una prueba y breve capacitación previa con los usuarios que ingresarán a la conferencia, esto para evitar que alguno se quede fuera por desconocimiento de la aplicación o cualquier otra causa, detectar posibles fallas o inconvenientes y prevenirlos al momento de la verdadera reunión.


4. Dispón de un espacio acondicionado con un ambiente óptimo.

  • Que sea un lugar formal de tu casa donde nadie te moleste o interrumpa, una estantería, un pequeño estudio, etc que sea lo más parecido a un entorno de trabajo.

  • Controla lo que aparece detrás, intenta que detrás de ti no se vean largos pasillos, puertas, ventanas para evitar que aparezcan invitados o ruidos no deseados.

  • Busca fondos neutros, evita que se vea sobre cargado, de ser posible monta un pequeño set o crea un fondo con cortinas u otras herramientas que tengas a mano.

  • Cuida la iluminación, evita estar en contraluz ya que de lo contrario el usuario del otro lado solo verá sombras y oscuridad.

  • De ser posible cuenta con audífonos y micrófono para mejorar la calidad del audio.


5. Controla los permisos de los demás usuarios.

Lo mejor es silenciar a todos y dejar que escriban por medio del chat o establecer protocolos de manera que se turnen al hablar para evitar que todos opinen al mismo tiempo y al final no se entienda la opinión de ninguno. De igual forma cuida quien tiene derecho a compartir contenido para evitar interrupciones o que en mitad de tu presentación alguien más ponga su video o su pantalla.



Fuentes:

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